Luova toimisto Visual Friday Oy:n viestinnän ja markkinoinnin
TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä
Luova toimisto Visual Friday Oy
Konttisentie 8 B, 3. krs
40800 Jyväskylä
Y-tunnus: 2732744-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
hello@visualfriday.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot
hello@visualfriday.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitellään Luova toimisto Visual Friday Oy:n palveluista ja toiminnasta viestimiseen ja markkinointiin seuraavasti:

• Markkinointiviestien lähettämiseen
• Mainonnan kohdentamiseen digitaalisissa kanavissa
• Median ja sidosryhmien edustajien tavoittamiseen
• Tapahtumakutsujen lähettämiseen
• Tapahtumien järjestämiseen
• Tiedotteiden lähettämiseen
• Uutiskirjeiden lähettämiseen
• Yrityksen toimintaan liittyvien kyselyiden lähettämiseen
• Palkintojen lähettämiseen yrityksen järjestämien kilpailujen voittaneille

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Tietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen ja osassa tilanteita lakisääteiseen velvoitteeseen tiedottaa yrityksen toiminnastaan.

6. Käsiteltävät henkilötiedot ja henkilötietoryhmät
Kaikista rekisteröidyistä kerätään perustietoja, joita ovat nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asema organisaatiossa ja organisaation nimi. Näistä ainoastaan sähköpostiosoite on pakollinen tieto.

Markkinointiviestien lähettäminen
Perustiedot: vähintään sähköpostiosoite
Tiedot siitä, onko viesti toimitettu perille ja onko se avattu.

Mainonnan kohdentaminen digitaalisissa kanavissa
Perustiedot: vähintään sähköpostiosoite

Median ja sidosryhmien edustajien tavoittaminen
Perustiedot: vähintään sähköpostiosoite ja organisaation nimi
Median edustajista tiedot siitä, mitä aihepiiriä journalisti seuraa ja millä alueella hän toimii.

Tapahtumakutsujen lähettäminen
Perustiedot: vähintään sähköpostiosoite
Tiedot siitä, onko kutsuviesti toimitettu perille ja onko se avattu.

Tapahtuman järjestäminen
Perustiedot: vähintään sähköpostiosoite
Tiedot osallistujan ruokavaliorajoituksista tai muista osallistumiseen vaikuttavista seikoista, jos ko. tietoja on annettu.
Osallistujan syntymävuosi, jos on kyse alaikäisille järjestetystä tapahtumasta.
Huoltajan nimi ja yhteystiedot, jos on kyse alaikäisille järjestetystä tapahtumasta.
Tapahtumasta annettu palaute, jos osallistuja vastaa palautekyselyyn.

Tiedotteiden lähettäminen
Perustiedot: vähintään sähköpostiosoite
Tieto siitä, mitä aihepiiriä koskevat tiedotteet henkilö on tilannut.

Uutiskirjeiden lähettäminen
Perustiedot: vähintään sähköpostiosoite
Tieto siitä, mitä aihepiiriä koskevat uutiskirjeet henkilö on tilannut.
Tiedot siitä, onko uutiskirje toimitettu perille, onko se avattu ja onko kirjeen tilaaminen peruttu.

Yrityksen toimintaan liittyvien kyselyiden ja tarjousten lähettäminen
Perustiedot: vähintään sähköpostiosoite
Tieto siitä, onko viesti avattu.

Palkintojen lähettäminen asiakaskyselyn arvonnassa voittaneille
Perustiedot: nimi ja postiosoite

7. Tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkaan täyttämistä tilauslomakkeista Luova toimisto Visual Friday Oy:n verkkosivuilla sekä asiakkaalta itseltään sähköpostilla, palautelomakkeiden kautta erillistä suostumusta vastaan tai muulla vastaavalla tavalla sekä palvelujen käytön kautta.
Median ja sidosryhmien edustajien henkilötietoja kerätään julkisista lähteistä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovuttaminen ulkopuolisille
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Emme luovuta tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakastiedot on tallennettu palvelimelle, joka saattaa sijaita EU:n ulkopuolella. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä henkilötietolain edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta.

10. Henkilötietojen säilytysaika
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia tai niin kauan kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

12. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu palomuureilla.
Ainoastaan määrätyillä Luova toimisto Visual Friday Oy:n ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käyttää uutiskirjeen tilausrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kukin käyttäjä saa ylläpito- ja/tai selausoikeuden ainoastaan oman toimenkuvansa kannalta tarpeellisiin tietoihin. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 30.11.2020